Sila ambil perhatian bahawa akibat penularan wabak COVID-19, warga USIM dinasihatkan untuk tidak membuat perjalanan ke luar negara sehingga keadaan kembali terkawal.

Pengenalan

Bermula 28 Januari 2015, semua kakitangan Universiti Sains Islam Malaysia (USIM) perlu mendapatkan kelulusan daripada Ketua Setiausaha (KSU), Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) bagi perjalanan ke luar negara atas urusan rasmi. Perkara ini adalah selaras dengan hasrat kerajaan untuk mengoptimumkan sumber dan langkah penjimatan untuk mengawal perjalanan ke luar negara.

Urusan bagi permohonan perjalanan ke luar negara bagi urusan rasmi boleh dibuat dengan melengkapkan borang permohonan, mendapatkan kelulusan daripada Ketua Jabatan, Bendahari dan Naib Canselor seterusnya salinan asal borang beserta dokumen berkaitan perlu dihantar kepada Pejabat Naib Canselor dalam tempoh 40 hari bekerja sebelum tarikh perjalanan.

Perjalanan atas tugas rasmi yang tidak mendapat kelulusan akan dihalang daripada mendapatkan:

Permohonan perlindungan insurans daripada Universiti;
Permohonan elaun pakaian panas;
Tuntutan perjalanan ke luar negara; dan
Lain-lain.

Prosedur Permohonan

Lengkapkan Borang Permohonan

Sila pastikan semua bahagian dilengkapkan. Butiran perjalanan direkodkan dengan betul termasuk maklumat perjalanan pada ‘footer’. Sila pastikan lampiran dokumen seperti surat jemputan / surat pelantikan / kelulusan peruntukan kewangan dan lain-lain dokumen yang berkaitan.

Kelulusan Ketua Jabatan/PTj

Sila pastikan Ketua Jabatan/PTj telah memberikan ulasan kelulusan, tandatangan, cap jawatan dan tarikh pada borang permohonan.

Kelulusan Bendahari

Sila pastikan Bendahari telah memberikan ulasan kelulusan, tandatangan, cap jawatan dan tarikh pada borang permohonan.

Kelulusan Naib Canselor

Sila pastikan Naib Canselor telah membuat ulasan kelulusan, tandatangan, cap jawatan dan tarikh pada ruangan kelulusan di borang permohonan.

Surat Iringan

Sediakan surat iringan (cover letter) permohonan kelulusan ke luar negara yang telah ditandatangani oleh pemohon, jawatan dan tarikh. Sila pastikan dokumen telah lengkap setiap muka surat. Sila sertakan dokumen berkaitan untuk dilampirkan bersama dengan borang permohonan.

Hantar kepada Urusetia

Sila pastikan dokumen telah diserahkan kepada urusetia di Pejabat Naib Canselor, Jabatan Canselori, Aras 4, Bangunan Canselori dalam tempoh 40 hari sebelum tarikh perjalanan ke luar negara.

Kelulusan Ketua Setiausaha

Urusetia akan memuat naik permohonan secara atas talian (online) kepada KSU KPM. Makluman penghantaran, penerimaan dan kelulusan oleh KSU KPM akan dimaklumkan terus kepada pemohon menerusi e-mail. Sila pastikan anda membuat semakan pada inbox atau spambox e-mail anda untuk mengetahui status kelulusan.

Borang Permohonan

No.	Dokumen	Pautan
1	Borang Permohonan Ke Luar Negara Bagi Tugas Rasmi
2	Surat Iringan (Cover Letter) Permohonan Kelulusan Ke Luar Negara bagi Tugas Rasmi

Contoh Pengisian Borang dan Surat Iringan

No.	Dokumen	Contoh
1	Borang Permohonan Ke Luar Negara Bagi Tugas Rasmi
2	Surat Iringan (Cover Letter) Permohonan Kelulusan Ke Luar Negara bagi Tugas Rasmi

Rujukan

No.	Dokumen	Pautan
1	Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2015 Kelulusan Lawatan Rasmi Ke Luar Negara Bagi Ketua Setiausaha Kementerian / Ketua Perkhidmatan / Ketua Jabatan Persekutuan / Ketua Eksekutif Badan Berkanun Persekutuan
2	Surat Kementerian Kewangan KK/BSBB 10/72 Jld. 8 (SK.1)(2) Pematuhan Peraturan Perjalanan atas Tugas Rasmi Ke Luar Negara oleh Badan-Badan Berkanun Persekutuan
3	Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PB 2.4 Perbelanjaan Bagi Perjalanan Atas Tugas Rasmi Ke Luar Negara
4	Manual Prosedur Kerja PNC/01 Permohonan Luar Negara Atas Urusan Rasmi
5	E-mail Pejabat Ketua Setiausaha Kementeri Pendidikan Malaysia Makluman Tempoh Bagi Permohonan Kelulusan Ke Luar Negara Atas Talian Bagi Universiti Awam