Sila ambil perhatian bahawa akibat penularan wabak COVID-19, warga USIM dinasihatkan untuk tidak membuat perjalanan ke luar negara sehingga keadaan kembali terkawal.

Pengenalan

Bermula 1 Mac 2023, Garis Panduan Permohonan Kelulusan Perjalanan Ke Luar Negara Atas Tugas Rasmi bagi Pegawai di Universiti Sains Islam Malaysia (USIM) telah berkuatkuasa selaras dengan arahan Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) bertarikh 31 Januari 2023 iaitu Garis Panduan Permohonan Kelulusan Perjalanan ke Luar Negara Atas Tugas Rasmi bagi Pegawai di Universiti Awam .

Urusan bagi permohonan perjalanan ke luar negara bagi urusan rasmi boleh dibuat dengan melengkapkan borang permohonan, mendapatkan kelulusan daripada Ketua Jabatan, Bendahari dan Naib Canselor seterusnya salinan asal borang beserta dokumen berkaitan perlu dihantar kepada Jabatan Canselori dalam tempoh 40 hari bekerja sebelum tarikh perjalanan.

Sebarang maklumat lanjut, boleh dirujuk kepada Jabatan Canselori melalui emel mohdyusof@usim.edu.my atau info.canselori@usim.edu.my dan talian 06-798 8042 / 8024 / 8039 / 8043.

Prosedur Permohonan

Lengkapkan Borang Permohonan

Sila pastikan semua bahagian dilengkapkan. Butiran perjalanan direkodkan dengan betul termasuk maklumat perjalanan pada ‘footer’. Sila pastikan lampiran dokumen seperti surat jemputan / surat pelantikan / kelulusan peruntukan kewangan dan lain-lain dokumen yang berkaitan.

Kelulusan Ketua Jabatan/PTj

Sila pastikan Ketua Jabatan/PTj telah memberikan ulasan kelulusan, tandatangan, cap jawatan dan tarikh pada borang permohonan.

Kelulusan Bendahari

Sila pastikan Bendahari telah memberikan ulasan kelulusan, tandatangan, cap jawatan dan tarikh pada borang permohonan.

Kelulusan Naib Canselor

Sila pastikan Naib Canselor telah membuat ulasan kelulusan, tandatangan, cap jawatan dan tarikh pada ruangan kelulusan di borang permohonan.

Surat Iringan

Sediakan surat iringan (cover letter) permohonan kelulusan ke luar negara yang telah ditandatangani oleh pemohon, jawatan dan tarikh. Sila pastikan dokumen telah lengkap setiap muka surat. Sila sertakan dokumen berkaitan untuk dilampirkan bersama dengan borang permohonan.

Hantar kepada Urusetia

Sila pastikan dokumen telah diserahkan kepada urusetia di Jabatan Canselori, Aras 4, Bangunan Canselori dalam tempoh 40 hari sebelum tarikh perjalanan ke luar negara.

Kelulusan Ketua Setiausaha

Urusetia akan memuat naik permohonan secara atas talian (online) kepada KSU KPM. Makluman penghantaran, penerimaan dan kelulusan oleh KSU KPM akan dimaklumkan terus kepada pemohon menerusi e-mail. Sila pastikan anda membuat semakan pada inbox atau spambox e-mail anda untuk mengetahui status kelulusan.